Aufgaben
- Umfassende Assistenz der Bereichsleitung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft
- Eigenständige Erstellung von Präsentationen, Berichten und Dokumentationen nach vorgegebenen Vorlagen
- Aufbereitung von Informationen inkl. Erstellung und Pflege komplexer Excel-Dateien
- Koordination bereichsübergreifender Themen in Abstimmung mit dem Management
- Allgemeine Sekretariatsaufgaben im Front- und Backoffice
- Professionelle Bearbeitung des E-Mail-Postfachs sowie Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen
- Organisation und Priorisierung eines dynamischen Führungskräfte-Kalenders
- Planung und Koordination komplexer Termine, Meetings und Geschäftsreisen
- Organisation und Buchung nationaler und internationaler Reisen
- Erstellung und Kontrolle von Reisekostenabrechnungen für die Führungskraft und Teile des Teams
- Unterstützung beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitenden
- Betreuung neuer Teammitglieder hinsichtlich administrativer und organisatorischer Belange
- Ansprechpartner für interne und externe Kollegen sowie Geschäftspartner
Profil
- Abgeschlossene kaufmännische oder fachbezogene Ausbildung
- Fundierte Berufserfahrung in der Assistenz / Sekretariatsarbeit auf Führungsebene
- Sicherer Umgang mit Führungskräften auf allen Hierarchieebenen, inkl. Vorstandsebene
- Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Fundierte Erfahrung in der Reiseplanung sowie in der Reisekostenabrechnung
- Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sehr gute Anwendungssicherheit in gängigen Office-Tools
- Hohe Organisationsfähigkeit, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
- Hohe Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Ergebnisorientierung
- Professionelles und freundliches Auftrete
- Teamfähigkeit sowie Freude an der Zusammenarbeit mit verschiedenen Schnittstellen
- Flexibilität, Belastbarkeit sowie interkulturelle Kompetenz
Benefits
- Sie profitieren an dem exklusiven Zugang zu interessanten Unternehmen und spannenden Projekten in Zusammenarbeit mit Hays als einem soliden und stabilem Partner
- Vergütung im Tarifvertrag der Branche (GVP)
- Jährlicher Urlaubsanspruch von 30 Tage
- Arbeitszeitkonto mit der Möglichkeit zur Auszahlung von Überstunden oder Freizeitausgleich
- Professionelle und vertrauensvolle Zusammenarbeit
